在通信网络交付中，工程项目除了需要交付网络设备，另一个重要的交付物就是承载了项目各项信息的文档。一个典型的工程项目交付涉及海量文档，如网络规划文件、站点获取文件、勘察报告、设计图纸、调测记录、网络优化报告、验收证书等。同时，由于工程项目各专业分工细致，施工人数众多，且具有分散、移动、临时等特点，文档流转节点多且复杂，如使用传统文档管理模式，将导致制作耗时长、流转效率低、权限控制困难、成本高等问题。因此，工程项目需要先进的文档管理工具，对文档进行数字化管理，以实现安全高效的文档交付和管控。
iEPMS是中兴通讯自主研发的数字化交付平台，其中文档模块为工程项目的文档规划、输出、审批、签署、使用、移交及归档等全流程活动提供了全面的数字化解决方案（见图1）。
图1 iEPMS文档模块全貌
精准的文档交付计划
工程项目组可通过iEPMS文档模块的“文档交付计划”功能，为项目的各个站点模型及业务活动定义须输出的文档，形成项目的文档交付计划。
在文档交付计划中，项目组可以设置文档的命名规则、提交格式、是否涉及个人数据、是否应归档等属性，以供后续文档任务责任方遵循。
同时，项目组还可使用iEPMS文档模块的“单站文档交付BOM”功能，对单个站点的文档交付计划进行调整。该功能主要服务于工程项目普遍存在的站点差异化场景。例如，同样是新旧设备替换类型的站点，A站点由于频点范围更广，需要更换天线，因此需输出天馈安装检查单，而B站点则由于规划频点范围较小，不需更换天线，不需要输出该检查单。借助上述2个功能，项目组可以为所有站点制定清晰、精准的文档交付计划。
智能的文档任务管理
如何在相关方众多的项目中管理海量的文档任务，是工程项目组需要面对的现实问题，iEPMS文档模块也提供了高效的解决方案。
结合iEPMS的进度计划模块功能，项目组可以将计划交付的文档以任务的形式派发至不同的责任方，并可以设置任务自动派发规则。
针对关键文档，例如申请客户验收和付款所必须的文档，iEPMS文档模块也提供了一套VIP文档任务管理方案。项目组可在“文档交付计划”功能中，针对关键文档设置VIP标识及其归属的验收/付款节点。文档任务中将出现这些VIP标识，以提示责任方该任务的重要性；如任务快到期而文档仍未输出，iEPMS会给责任方发出提醒邮件；如已超期，iEPMS则会对此生成告警数据并上报至中兴通讯的运营NOC系统，而后者会对该告警产生项目所属国家的管理干部下发TT单（即Trouble Ticket，故障单）；如管理干部未能督促项目在规定时限内补齐文档以清除告警，则运营NOC系统还会发出该TT单的催办邮件，并视超期严重程度逐级抄送管理干部的上级领导。
启用了这套VIP文档任务管理方案后，中兴通讯工程项目的关键文档输出及时性显著提升，以申请站点初验所需的文档为例，文档齐套周期比原来缩短了40%。
自动化的文档内容输出
工程项目最大量的交付物是通信站点，因此工程项目文档中数量最多的就是站点相关文档，通称“站点文档”。
传统的站点文档靠人手动将各类信息填写到固定的文档模板中。而iEPMS文档模块的“结构化文档自动生成”功能，为工程项目组提供了一套可以高效输出文档的解决方案（见图2）。
项目组可以在“文档模板”菜单下，预设好站点文档的结构化模板，并进行“数据埋点”，即为每一处需填写信息的单元格，指定数据库中的信息字段，并进行是否必须填写、是否可以更改等规则设置。责任方在收到文档任务后，可以通过“自动生成文档”功能，一键将已在各作业环节采集录入数据库的信息，自动填写到预设的文档模板中，节省了人工汇总、整理、填写信息的时间，极大地提升了输出效率，也提升了信息准确度和完整度。
以中兴通讯印尼T项目为例，应用该功能后，每个站点制作验收测试报告的时间由5小时缩短至2小时，提效60%。
此外，该功能还支持对不同城市/地区预设不同的文档模板并进行校验，有效地消除了传统方式下责任方用错文档模板的问题。
图2 结构化文档自动生成解决方案
灵活的文档在线审批
工程项目文档中，与规划及设计相关的文档，如设计图纸等，往往需经过各相关方审批后方可生效和发布使用。
传统形式的文档审批往往借助电子邮件、即时消息软件或在线云盘进行，存在审批流程不可控、进度不可视、文档版本易混淆和权限易失控的问题。对此iEPMS文档模块的“文档审批工作流”功能，也提供了一套全面的方案。
工程项目组可在“工作流定义”菜单下，为各类文档配置专属的审批流，审批流支持自定义节点设置及跳转关系设置，可满足从简单到复杂的各类审批流需求。审批方可在“待我审批”菜单下集中处理文档审批任务。同时，各类文档的审批进度还会以统计加明细的方式展示在“文档审批看板”菜单中，供各相关方实时查看和查询。
便捷的文档电子签署
工程项目验收阶段产生的文档，如验收测试报告、验收证书等，对工程项目而言是最重要的文档。但由于这类文档往往需要打印出来供甲乙双方签字，且常常需要多个负责人共同签字，每个负责人可能处于不同地理位置，签字时间需分别约定，这类文档也是工程项目完成最耗时、存储成本最高的文档。
如能将传统的纸质签署改为电子签署，会大大节约文档签署的时间和存储成本。iEPMS文档模块的“电子签署”功能可实现与项目所在地的数字证书颁发机构对接，并支持工程项目组按需配置签名人、签名位置、签名图片、签名触发点及签名顺序。签名人可在“待我签署”菜单下集中处理待签署的文档。
以中兴通讯的Y国某项目为例，在使用电子签署功能前，签署周期至少需要27天，而使用电子签署功能后，该周期缩短至7天，极大地促进了项目快速验收，也节约了文档打印、运送和存储资源。
对于文档管理这一对工程项目而言重要但也极具效率挑战的领域，中兴通讯与时俱进，拥抱新兴技术，将严密的流程管理与先进的工具相结合，构建可靠的文档管理通用组件，同时也充分支持项目定制场景应用，从而在其全球工程项目中不断提升文档管理的数字化水平，让工程项目的文档管理更智能、更轻松、更便捷、更安全。
.png)
.png)
.png)
